FreeScout : open-source helpdesk / ticketsysteem

Wat is FreeScout?

FreeScout is een open-source helpdesk-/ticketsysteem en shared-inboxplatform waarmee je klantgesprekken vanuit één centrale plek beheert. Je kunt er e-mails, klantvragen, interne notities en workflows in kwijt, vergelijkbaar met Intercom, Helpscout of Zendesk, maar dan volledig self-hosted en zonder abonnementskosten.

Je kunt FreeScout ook gebruiken als support-of ticketsysteem.

Waar kun je FreeScout voor gebruiken?

FreeScout helpt je om inkomende mail automatisch te verdelen en toe te wijzen, samen met je team overzichtelijk aan tickets te werken en interne notities te plaatsen zonder dat deze worden meegestuurd. Je kunt tags, workflows en statussen gebruiken om processen te stroomlijnen, klanten sneller en consistenter beantwoorden met saved replies en inzicht krijgen in wachttijden en teamperformance.

Inkomende mail/tickets automatisch verdelen en toewijzen;
Met je team in één overzicht werken aan tickets;
Interne notities plaatsen zonder mee te mailen;
Gebruikmaken van tags, workflows en statussen;
Klanten sneller en consistenter helpen met saved replies;
Beter inzicht krijgen in wachttijden en performance.

Voor wie is FreeScout geschikt?

FreeScout is perfect voor teams en organisaties die:

Een professionele shared inbox willen;
Een open source ticketsysteem of helpdesk support afdeling willen opzetten;
Meerdere mailboxen beheren (support@, info@, sales@);
Meer controle willen over data dan bij SaaS-alternatieven;
Een betaalbare oplossing zoeken zonder vaste maandlasten;
Eenvoudig willen samenwerken binnen klantcommunicatie.

De voordelen

Geen maandelijkse kosten
Volledige datacontrole (self-hosted)
Extreem flexibel dankzij modules
Lichtgewicht en snel
Eenvoudige interface voor teams
API-mogelijkheden en webhooks
Goed alternatief voor dure helpdesksoftware (zoals Zendesk)

De nadelen

Vereist technische kennis bij installatie en onderhoud (Kleidi kan hierbij helpen)
Updates moet je zelf uitvoeren
Sommige modules zijn betaald
Minder ‘polished’ dan enterprise-tools
Geen native mobiele app

Hoe installeer je FreeScout?

Je kunt FreeScout zelf hosten op je eigen server voor maximale controle over data, modules en prestaties, of kiezen voor een managed provider die installatie en onderhoud voor je regelt. De implementatie komt meestal neer op het kiezen van een (sub)domein, het opzetten van een server, het installeren en configureren van FreeScout, het koppelen van je mailboxen, het activeren van modules en het instellen van rollen, teams en workflows.

Wil je weten hoe dit moet of heb je hulp nodig?

Doelstelling

Online visitekaartje of klanten aantrekken: wat wil je bereiken met jouw website en wie is de doelgroep? Met antwoord op deze vragen kiezen we een gepaste strategie/lay-out.

Speciale functies & vormgeving

Samen bepalen we het perfecte design. Aansluitend op jouw huisstijl en speciale functies die nodig zijn (zoals boekingen en login), bouwen we jouw website.

Content

Lay-out in je hoofd, maar nog geen content? Tekst, afbeeldingen, infographics, e-books: alles kan op je website. En wij helpen daarbij.

Live & Onderhoud

Gezamenlijk akkoord? Dan gaan we live! Maar daar houdt het niet op. We blijven bij je, voor uitbreidingen, technisch onderhoud en andere vragen.

FreeScout modules

Modules in FreeScout zijn uitbreidingen waarmee je extra functionaliteiten toevoegt bovenop de basisinstallatie. De kern van FreeScout is bewust licht en minimalistisch gehouden; alle extra’s zoals bijvoorbeeld live chat, WhatsApp-integratie, workflow-automatisering, tijdregistratie of klanttevredenheidsmetingen voeg je toe via modules. Zo houd je zelf de controle over welke functies je wel of niet nodig hebt, zonder dat het systeem onnodig zwaar wordt.

De meeste modules worden ontwikkeld en onderhouden door het FreeScout-team of door externe ontwikkelaars. Omdat dit continu werk kost (updates, beveiliging, nieuwe features, support), betaal je voor veel modules een eenmalige of jaarlijkse licentie. In ruil daarvoor krijg je professionele, stabiele uitbreidingen die goed blijven werken met toekomstige updates van FreeScout. Dankzij dit modulaire systeem kun je FreeScout precies zo samenstellen als je team nodig heeft.

Handige modules die Kleidi gebruikt:

Custom Mailbox Signatures: zo kan je voor iedere gebruiker een persoonlijke handtekening installeren.
Customization & Rebranding: zo maak je het dashboard naar wens en in stijl van jouw merk/organisatie. Voeg je eigen logo toe, huisstijl kleuren etc.
Extended Attachments: Als je veel werkt met screenshots/pdf’s/documenten dan kun je via deze module handig alle bijlagen organiseren.
Extra Security: Extra beveiliging door middel van reCaptcha
Two-Factor Authentication: Extra beveiligingslaag met 2 Factor Authenthication.
Ticket Number: Voeg ticket nummers toe aan ingediende support aanvragen per mail.
Tags: Gebruik tags om gesprekken te categoriseren en het overzicht in je mailbox te bewaren.
Sticky Notes: Zet belangrijke notities bovenaan een gesprek vast.
Spam Filter: tegen automatische spam berichten/tickets.
Saved Replies: Opgeslagen reacties (ook wel ‘canned responses’ genoemd) gebruik je om veelgestelde vragen snel te beantwoorden. Bespaar tijd met opgeslagen reacties.
Mentions:@ gebruikers in notities om hen een melding te sturen zonder dat je het hele gesprek aan hen hoeft toe te wijzen.
Inbox/Sent Folder: Maak een extra map aan waarin al je gesprekken op datum worden weergegeven en voeg een ‘Verzonden’ map toe aan je mailboxen.
MailChimp / CRM Sync: Synchroniseert klantgegevens tussen FreeScout en je CRM of MailChimp-lijsten. Zo heb je altijd actuele klantprofielen en kun je beter inspelen op context, eerdere aankopen of campagnes.
Satisfaction Ratings: Voegt een eenvoudige rating-optie toe aan je e-mails, zodat klanten aan het einde van een gesprek kunnen aangeven hoe tevreden ze zijn. Dit helpt je de kwaliteit van je support te meten en verbeterpunten te vinden.
Workflow Automations: Automatiseert repetitieve acties zoals het taggen, toewijzen of sluiten van tickets op basis van regels. Hiermee stroomlijn je processen en voorkom je handmatig werk.
Time Tracking:Maakt het mogelijk om tijd te registreren per ticket. Handig voor urenregistratie, rapportages of inzicht in hoe lang bepaalde soorten vragen kosten.
Chat module: Voegt een live-chatwidget toe aan je website. Gesprekken die via de chat binnenkomen, verschijnen direct in FreeScout, waardoor je alles in één inbox houdt.
Custom Fields: Voegt aangepaste velden toe aan tickets, bijvoorbeeld ordernummers, klanttypes of interne statusvelden. Dit helpt om informatie gestructureerd vast te leggen en terug te vinden.

Het verschilt natuurlijk per organisatie/team/bedrijf welke modules wel of niet geschikt voor je zijn. Daarnaast zijn er nog een heleboel andere modules.

Bekijk alle modules

Tool
FreeScout

Omschrijving
Open-source helpdesk-/ticketsysteem en shared-inboxplatform

Voordelen

Open source
Geen maandelijkse kosten
Custom wensen mogelijk
Losse modules toe te voegen
Volledige datacontrole (self-hosted)
Extreem flexibel dankzij modules
Lichtgewicht en snel
Eenvoudige interface voor teams
API-mogelijkheden en webhooks
Goed alternatief voor dure helpdesksoftware (zoals Zendesk)

Nadelen
Vereist technische kennis
Updates moet je zelf uitvoeren
Sommige modules zijn betaald
Minder ‘polished’ dan enterprise-tools
Geen native mobiele app

Vergelijkbare tools
Help Scout
Zendesk

Inhoud artikel
Wat is FreeScout
Waar gebruik je het voor?
Voor wie is het?
De voordelen
De nadelen
Hoe installeer ik het?
Welke modules zijn er?
Kleidi’s ervaring
FreeScout vs Help Scout vs Zendesk
Contact
Veelgestelde vragen

ticketoverzicht FreeScout open source ticketsysteem

FreeScout open source helpdesk tooltip Kleidi

Freescout Teamleden gebruikers werknemers helpdesk

2FA beveiliging FreeScout ticketsysteem helpdesk

FreeScout review

“Hoewel het opzetten wat technische kennis vraagt is het resultaat super. Voor weinig tot geen kosten (alleen de modules en je eigen hosting) kun je een volledig ticketsysteem opzetten en meerdere gebruikers toevoegen. Wat mij betreft een enorme procesoptimalisatie!”
Tes AbbenhuesKleidi

Bekijk FreeScout

kleidi wordpress websites webshops op maat

FreeScout vs Help Scout vs Zendesk

FreeScout is een aantrekkelijk alternatief voor tools als Help Scout en Zendesk, vooral als kosten en controle een belangrijke rol spelen. Waar Help Scout en Zendesk werken met abonnementen van ongeveer €20 tot €59 per gebruiker per maand, is FreeScout gratis te gebruiken wanneer je het self-host, met alleen kosten voor eventuele modules. Bij FreeScout regel je de hosting zelf, terwijl de andere tools volledig als SaaS worden aangeboden.

Een groot verschil zit in datacontrole en aanpasbaarheid. Met FreeScout heb je volledige controle over je data en kun je het systeem vergaand aanpassen met betaalbare modules. Bij Help Scout en Zendesk is die controle beperkter en zijn uitbreidingen vaak duurder. Daar staat tegenover dat deze SaaS-oplossingen doorgaans een geliktere, meer enterprise-achtige interface bieden en dat onderhoud en updates volledig door de provider worden verzorgd. FreeScout is simpeler en lichter, maar vraagt wel dat je zelf verantwoordelijk bent voor onderhoud en updates.